Gruppenreisen sind ein wesentlicher Bestandteil von Geschäftsreisen, und wenngleich Fernarbeit und virtuelle Meetings in letzter Zeit immer beliebter geworden sind, werden Gruppenreisen ihre Bedeutung nicht verlieren. In den letzten Jahren haben sich neue Muster bei Gruppenreisen herauskristallisiert. Eines dieser Muster sind Gruppen von 10 bis 20 Kollegen, die häufiger und länger reisen, um sich einzubringen und tiefere berufliche Beziehungen aufzubauen. Auch wenn viele die Work-Life-Balance von Remote- und virtuellem Arbeiten genießen, sind persönliche Treffen mit Teams und Kollegen entscheidend für die Entwicklung enger Arbeitsbeziehungen und für die Förderung von Innovationen.

Die Analyse der Flugreisedaten von Egencia der letzten fünf Jahre hat ergeben, dass bei fast der Hälfte der Flugreisen zwei oder mehr Reisende mit ähnlichen Reiserouten beteiligt sind.^[1] Gruppenreisen machen einen großen Teil aller Geschäftsreisen aus, sind aber schwierig zu organisieren, zu verwalten und zu verfolgen. Durch Gespräche mit unseren Reisenden und Fokusgruppen mit Travel Managern konnten wir zwei Hauptprobleme bei der Rückverfolgung von Buchungen und der Koordinierung von Flugbuchungen mit geladenen Teilnehmern identifizieren. Viele Teams reisen einmal im Quartal oder öfter und verlassen sich bei der Verwaltung von Gruppenreisen auf E-Mails, Messaging-Tools und Spreadsheets. Außerdem übernimmt stets irgendeine Person die administrative Rolle, was den ohnehin schon vollen Terminkalender und die immer länger werdende Aufgabenliste zusätzlich belastet.

Dennoch reisen Kollegen und Teams gemeinsam, weil der persönliche Kontakt ein wesentlicher Bestandteil für den Aufbau solider beruflicher Beziehungen innerhalb des Unternehmens sowie zu den Kunden ist. Ihre Unternehmenskultur lebt davon, dass sich Ihre Mitarbeiter in der Mittagspause, beim Kaffeetrinken oder beim Gang zum Wasserspender jenseits des Bildschirms treffen und Ideen austauschen können.

Die meisten Gruppenreisen liegen zwischen 2 und 50 Kollegen und benötigen jemanden, der die Planung in die Hand nimmt, mit den wichtigsten Funktionen, um alle auf dem gleichen Stand zu halten und den Teilnehmern die Möglichkeit zur Verwaltung ihres eigenen Buchungsprozesses zu bieten.

Um die Organisation, Verwaltung und Nachverfolgung von Teamreisen zu vereinfachen, haben wir „Group Trips“ eingeführt.

Mit Group Trips kann jeder, der ein Egencia-Profil besitzt, eine Gruppenreise organisieren, bis zu 50 Kollegen einladen, Datum, Ort und Tagesordnung festlegen sowie den Fortschritt verfolgen. Eingeladene Teilnehmer werden per E-Mail benachrichtigt und buchen dann ihre eigene Flugreise. Jeder geladene Teilnehmer kann sehen, wer an der Gruppenreise teilnimmt und ob diese Personen ihre Flugreise bereits gebucht haben. Diese Transparenz bietet die grundlegenden Informationen, die jeder benötigt, und spart Verwaltungsaufwand bzw. -zeit. Sie können sogar Gäste des Unternehmens einladen.

Sie können zusätzliche Organisatorenrollen zuweisen, um die Verwaltung größerer Gruppen zu erleichtern, Travel Manager haben zudem Einblick in alle Gruppenreisen ihres Unternehmens und können auf diese zugreifen, um etwaige Probleme zu lösen. Alle Reisedaten von Gruppenreisen stehen in unseren Berichtstools zur Ansicht und zum Download für weitere Analysen zur Verfügung.

Group Trips vereinfacht Gruppenreisen, sodass jeder in Ihrem Unternehmen problemlos Teamreisen organisieren, verwalten und verfolgen kann.

^{[1] Interner Bericht von Amex GBT Egencia, Januar 2024.}